La ley de Parkinson: ¿Cuánto tiempo dedicas a una tarea en comparación con el tiempo que tardas en completarla?

¿Quieres aumentar tu productividad? Comencemos por entender la Ley de Parkinson.

La Ley de Parkinson es el adagio de que el trabajo se expande hasta llenar el tiempo asignado para su finalización. Fue presentado por primera vez por el historiador y autor británico Cyril Northcote Parkinson en un ensayo humorístico publicado en The Economist en 1955.

Parkinson indicó que las burocracias tienden a crecer con el tiempo, a pesar de la falta de aumento proporcional en la cantidad de trabajo a realizar, y atribuyó este fenómeno al principio de que el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para su realización.

Básicamente, la Ley de Parkinson nos dice que las personas se tomarán todo el tiempo que se les dé para completar una tarea, incluso si la tarea se puede completar en menos tiempo.

Interesante ¿no?

Comprender la Ley de Parkinson es esencial para mejorar la productividad porque nos ayuda a identificar cómo podemos estar desperdiciando tiempo y recursos. Cuando somos conscientes de cómo se expande el trabajo para llenar el tiempo asignado para su finalización, podemos establecer plazos estrictos para nosotros mismos y trabajar de manera más eficiente.

Aquí te dejo algunas razones por las que la Ley de Parkinson es importante para la productividad:

1. Nos ayuda a evitar la procrastinación: cuando tenemos una fecha límite clara, es más probable que comencemos una tarea de inmediato. Esto nos ayuda a evitar la procrastinación y nos asegura que estamos progresando hacia nuestros objetivos.
2. Aumenta el enfoque y la concentración: al establecer una fecha límite, creamos una sensación de urgencia que nos ayuda a mantenernos enfocados y motivados. Es menos probable que nos distraigamos o perdamos el tiempo en tareas sin importancia.
3. Mejora la gestión del tiempo: la Ley de Parkinson nos ayuda a priorizar tareas y gestionar nuestro tiempo de forma más eficaz. Al establecer plazos y realizar un seguimiento de nuestro progreso, podemos identificar áreas en las que pasamos demasiado tiempo y ajustar nuestro horario en consecuencia.

"Me encantan los plazos. Me encanta el ruido que hacen cuando pasan" Douglas Adams

Así como podemos usar la ley de Parkinson para procrastinar sobre una tarea también la podemos usar en nuestro favor ¿Cómo? Acá te dejo 4 estrategias:

1. Establece plazos estrictos

Establecer plazos estrictos es una herramienta poderosa para combatir la Ley de Parkinson y aumentar la productividad.

Aquí hay un consejo práctico para implementar esta estrategia: divide las tareas en partes más pequeñas y manejables y asigna plazos específicos para cada paso.

Esto te ayudará a mantenerte enfocado y motivado, y evitará que te sientas abrumado por un gran proyecto. Se realista con tus plazos, pero también desafíate a ti mismo para esforzarte un poco más y completar las tareas en menos tiempo del que cree que es necesario.

Evita este error frecuente: establecer plazos poco realistas en realidad puede jugar en tu contra y provocar estrés, agotamiento y trabajo de mala calidad. Es importante encontrar un equilibrio entre desafiarse a sí mismo y ser realista sobre lo que puedes lograr en un período de tiempo determinado.

Para superar este error puedes utilizar la Técnica Pomodoro. Esta técnica consiste en dividir la jornada laboral en intervalos de 25 minutos, con un descanso de 5 minutos entre cada intervalo. Esto ayuda a mejorar el enfoque y la concentración, así como a prevenir el agotamiento.          

2. Haz un seguimiento del tiempo que dedicas a las tareas

Hacer un seguimiento del tiempo que dedicas a las tareas puede ayudarte a comprender cuánto tiempo dedicas realmente al trabajo e identificar las áreas en las que eres víctima de la Ley de Parkinson.

Aquí hay un consejo práctico para hacer un seguimiento del tiempo que dedicas a las tareas: Usa una herramienta de seguimiento de tiempo como Toggl, RescueTime y Harvest.

Estas herramientas pueden ayudarte a realizar un seguimiento del tiempo que dedicas a cada tarea y brindar información valiosa sobre tu productividad y administración del tiempo.

Para aprovechar al máximo tus esfuerzos de seguimiento del tiempo, asegúrate de:

• Categorizar tus tareas: agrupa tareas similares y asígnalas a diferentes categorías. Esto te ayudará a analizar los datos e identificar tendencias.
• Revisar y ajustar: revisa regularmente tus datos de seguimiento de tiempo y ajusta tu flujo de trabajo en consecuencia. Si descubres que estás dedicando demasiado tiempo a ciertas tareas, busca formas de optimizar tu flujo de trabajo o delegar esas tareas a otra persona.

Evita este error frecuente: no analizar los datos de tiempo para determinar si estás perdiendo el tiempo.

El seguimiento del tiempo por sí solo no es suficiente, debes tomarte el tiempo para revisar tus datos e identificar patrones, áreas de mejora y oportunidades de optimización.

Por ejemplo, puedes notar que dedicas mucho tiempo a las tareas administrativas o al correo electrónico, y que esas tareas no contribuyen directamente a tus objetivos o prioridades principales. Esta podría ser una oportunidad para delegar esas tareas o automatizarlas para liberar más tiempo para el trabajo importante.

Otro error es no tener en cuenta los factores externos que pueden afectar tu productividad, como interrupciones, reuniones o tareas inesperadas. Al revisar tus datos de tiempo, puedes identificar estos factores y ajustar tu horario o proceso de trabajo en consecuencia.

Para evitar estos errores, asegúrate de reservar tiempo para revisar periódicamente tus datos de tiempo y utilizarlos para mejorar tus hábitos y procesos de trabajo. Al hacerlo, puedes optimizar tu productividad y lograr más en menos tiempo.

3. Completa tareas en menos tiempo del que crees necesario  

Para superar la Ley de Parkinson, es importante desafiarte a ti mismo para completar las tareas en menos tiempo del que cree que es necesario.

Aquí hay algunos consejos prácticos para lograr esto:

• Divide las tareas en partes más pequeñas y manejables con plazos más cortos.
• Elimina las distracciones y concéntrate únicamente en la tarea en cuestión para aumentar la eficiencia.
• Establece plazos realistas pero agresivos para cada tarea y hazte responsable de ellos.

Al completar tareas en menos tiempo, no solo evitas ser víctima de la Ley de Parkinson, sino que también aumentas la productividad y tienes más tiempo para otras actividades.

Evita este error frecuente: pensar demasiado y analizar demasiado.    

Pensar y analizar demasiado puede ser un error común cuando se trata de completar tareas en menos tiempo.

El pensamiento excesivo y el análisis excesivo pueden ocurrir cuando las personas estamos preocupadas por cometer errores, sentimos la necesidad de ser perfectas o carecemos de confianza en nuestras habilidades. Además, algunas personas podemos ser perfeccionistas o tener ansiedad, lo que nos dificulta dejarnos llevar y pasar a la siguiente tarea.

Para evitar pensar y analizar demasiado, divide las tareas en partes más pequeñas y manejables. Esto puede ayudar a aliviar el estrés y la ansiedad al permitir que nos concentremos en un aspecto a la vez. Además, podemos reconocer cuando la tarea es "suficientemente buena" y pasar a la siguiente.

Recuerda, completar una tarea de manera rápida y eficiente a menudo puede ser más valioso que gastar demasiado tiempo tratando de hacerla perfecta.

4. Elimina las distracciones y practica el trabajo profundo.

Eliminar las distracciones y practicar el trabajo profundo puede ayudarte significativamente a combatir la Ley de Parkinson y aumentar tu productividad. Aquí hay algunos consejos prácticos para lograr esto:

1. Identifica tus mayores distracciones y elimínalas tanto como sea posible. Esto podría significar desactivar las notificaciones, cerrar pestañas innecesarias o usar bloqueadores de sitios web, entre otros.
2. Prioriza el trabajo profundo programando bloques de tiempo ininterrumpidos para el trabajo enfocado. Durante este tiempo, elimina todas las posibles distracciones y concéntrate solo en la tarea que tienes entre manos.
3. Crea un ambiente propicio para el trabajo profundo encontrando un lugar tranquilo y cómodo para trabajar y eliminando cualquier distracción en el ambiente.
4. Usa herramientas para ayudar en el trabajo profundo, como auriculares con cancelación de ruido o aplicaciones de ruido de fondo que pueden ayudarte a concentrarte.

Evita este error frecuente: multitarea y cambio de tareas.

La multitarea y el cambio de tareas pueden ser un error común que cometemos las personas cuando intentamos completar tareas.

En su lugar, concéntrate en una tarea a la vez y complétala antes de pasar a la siguiente. Esto te ayudará a mantenerte enfocado y productivo, y reducirá la tensión mental del cambio de tarea.

La multitarea puede ser tentadora, pero en realidad obstaculiza la productividad. Según la Asociación Estadounidense de Psicología, tratar de realizar varias tareas a la vez puede reducir la productividad hasta en un 40%. Esto se debe a que cambiar entre tareas requiere tiempo y esfuerzo mental, lo que puede conducir a una disminución del enfoque y un aumento de los errores.

En lugar de tratar de realizar múltiples tareas, es importante priorizar las tareas y concentrarse en una tarea a la vez. Así podrás tener mejor concentración, una mejor calidad del trabajo y, en última instancia, una mayor productividad.

Conclusión

Si quieres usar la ley de Parkinson a tu favor, sigue estás cuatro estrategias:

1. Establece plazos estrictos para aumentar tu productividad y reducir el tiempo perdido.
2. Realiza un seguimiento del tiempo que dedicas a las tareas y analiza los datos para determinar si estás siendo víctima de la Ley de Parkinson.
3. Ponte a prueba para completar las tareas en menos tiempo del que crees que es necesario para evitar pensar y analizar demasiado.
4. Aprovecha el poder del enfoque y la concentración para hacer más en menos tiempo.

Ahora manos a la obra y no seas víctima de esta ley, úsala a tu favor.